（一）目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理， 充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務, 規(guī)范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
（二）適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
（三）規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國安全生產法》
《中華人民共和國檔案法》
（四） 職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
（五）管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4 保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范，便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。。
4.文件和檔案保存形式
檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。
5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協(xié)議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續(xù)。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監(jiān)督銷毀，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責任者，要視情節(jié)嚴肅處理。
7. 修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3 銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。
8.4 銷毀時要進行監(jiān)銷。
經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細注明。
8.5 檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。